Em um cenário cada vez mais atravessado pela tecnologia, é natural que as mudanças cheguem a práticas cotidianas e os impactos sejam sentidos nas relações sociais e nos serviços públicos. Da mesma forma que agendamento de serviços e consultas médicas já podem ser realizadas por sites e aplicativos, os serviços cartorários também estão sendo modernizados para oferecer mais facilidade e comodidade à cidadã e ao cidadão. É o que acontece com as segundas vias das certidões de nascimento, casamento e óbito, que podem ser solicitadas na plataforma www.registrocivil.org.br, serviço mantido pelo Operador Nacional de Registro Civil de Pessoas Naturais (On-RCPN).
Responsável por acompanhar, fiscalizar e aprimorar os serviços cartorários no Maranhão, a Corregedoria Geral do Foro Extrajudicial (COGEX) reforça que o serviço on-line de solicitações de certidão está disponível 24 horas. Apesar de ter a opção física, ainda muito comum entre usuárias e usuários, o órgão destaca a possibilidade de requerer a segunda via da certidão de nascimento, casamento ou óbito na versão eletrônica, que tem a mesma validade jurídica e pode ser utilizada, por exemplo, para emissão de outros documentos ou na atualização de cadastro em programas sociais, quando exigida.
A certidão eletrônica está regulamentada no artigo 11, da Lei nº 14.382/2022, que alterou a Lei nº 6.015/1973 e instituiu o Sistema Eletrônico de Registros Públicos (SERP). O dispositivo estabelece que as certidões emitidas por serviço de registro público também serão fornecidas eletronicamente, sendo-lhe assegurada sua autenticidade para todos os fins de direito, de forma que a cidadã ou o cidadão poderá utilizar o arquivo virtual sem qualquer restrição e sem a necessidade de materialização. Já a Corregedoria Nacional de Justiça, por meio do Provimento nº 182/2024, definiu critérios do documento, a exemplo de leiaute e campos obrigatórios.
Em relação ao leiaute, a certidão eletrônica se difere da física pela cor de fundo e os elementos nas bordas laterais. Enquanto a física é impressa em papel de segurança e elementos de fundo e nas bordas variando entre as cores amarela, azul e verde, a versão eletrônica possui o fundo totalmente branco, com elementos nas variações amarela e azul apenas nas bordas, trazendo a inscrição “serp” e “ONRCPN” na lateral direita. Os campos e dados obrigatórios, no entanto, são os mesmos nas duas certidões.
Ainda conforme a Lei nº 14.382/2022, a certidão possui validade e fé pública, não podendo ser recusada por terceiros – o que inclui todos os órgãos de governo, nas esferas municipal, estadual e federal, que prestam serviços públicos à população. A COGEX orienta que, ao se deparar com a apresentação de um documento eletrônico, a pessoa que faz o atendimento poderá realizar a consulta da certidão no endereço https://certidao.registrocivil.org.br/validar (não utilizar www). Ao informar o código de validação presente na certidão é possível checar a sua autenticidade e o cartório de registro civil responsável pela sua emissão.
Se for necessária a disponibilidade de uma cópia física, para eventual protocolo junto com outros documentos, é possível fazer a impressão da certidão eletrônica, observando-se sempre o processo de validação na plataforma. A COGEX ainda ressalta que, de modo geral, a atualização das certidões não se refere ao fato de terem prazo de validade, mas da necessidade de trazerem informações atualizadas sobre os dados da pessoa registrada, que mudam com o passar dos anos, como o estado civil, alteração de nome e sobrenome, além da adequação a algumas exigências, como inclusão do CPF e outros critérios de segurança.
COMO SOLICITAR E GUARDAR A CERTIDÃO ELETRÔNICA
A segunda via da certidão de nascimento, casamento ou óbito pode ser solicitada na plataforma www.registrocivil.org.br, que deve ser acessada com uma conta Gov.Br, cadastro na plataforma ou certificado digital ICP-Brasil. A COGEX orienta que, para agilizar o processo, é importante ter em mãos os seguintes dados do registro: livro, folha e termo, que é o número registrado. Após logar no sistema, basta escolher o tipo de certidão, preencher os campos solicitados e avançar as telas.
Quando aparecer a opção Impressa e Eletrônica, escolha o formato eletrônico e prossiga. Confira todos os dados informados, opte pela modalidade de pagamento e conclua a operação. O cartório receberá sua solicitação e terá cinco dias para emitir o novo documento. Quando a certidão estiver pronta, será emitido um aviso com um link no e-mail cadastrado, tendo a pessoa solicitante o prazo de 90 dias para acessar e baixar o arquivo eletrônico.
Após baixado, o documento passa a ter prazo de validade indeterminado e o arquivo pode ser guardado em e-mail de uso pessoal, base de dados em nuvem ou em dispositivos móveis, como pendrive e smartphones. Mesmo que esteja expirada na plataforma, depois dos 90 dias estabelecidos para realização do download, estando o arquivo baixado, a autenticidade da certidão pode ser consultada a qualquer tempo, no ambiente de validação da plataforma mantida pelo ON-RCPN (https://certidao.registrocivil.org.br/validar).
DIFERENÇA ENTRE REGISTRO CIVIL E CERTIDÃO
O registro civil de nascimento é obrigatório, feito uma única vez em livro no cartório e é gratuito para a cidadã e o cidadão brasileiro. Ele estabelece a existência legal de uma pessoa, com todas as informações necessárias à sua qualificação, como data, filiação e naturalidade. Do mesmo modo, o casamento e o óbito também são situações que precisam ser registradas, mas que não precisam estar vinculadas ao cartório do nascimento, devendo os atos serem realizados no cartório do domicílio do casal ou, ainda, do local de falecimento ou residência da pessoa falecida.
A partir do registro é gerada a primeira certidão, também gratuita, que transcreve as informações lançadas no livro do cartório para um papel de segurança ou documento em versão eletrônica. Enquanto o registro é feito apenas uma vez, não há limites para emissão da respectiva certidão, as chamadas segundas vias, que são pagas e podem ser solicitadas em função de perda, deterioração ou atualização do modelo com novos dispositivos de segurança, por exemplo. Há dispensa de pagamento para pessoas que legalmente se declaram pobres.
Para que a pessoa evite problemas futuros, a certidão física não pode ser plastificada e deve ser guardada em local seguro e longe da umidade e de insetos que possam danificar o papel. Se estiver em formato eletrônico, guarde o documento em um e-mail pessoal, com cópia em dispositivos eletrônicos seguros.
Outro ponto importante a ser destacado é que, apesar de ser único, o registro não é imutável, podendo sofrer alterações a depender de fatores como alteração de prenome, inclusão de sobrenome após casamento ou sua supressão em razão de divórcio. Essas alterações são anotadas junto ao registro original. Mudanças pontuais – livro, folha e termo – ainda podem ocorrer em decorrência de eventual procedimento de restauração, que é quando ocorre a perda ou deterioração da folha ou do livro físico pelo cartório.