Você sabia que é possível Integrar sistemas de gerenciamento de controle de ponto digital com sistemas contábeis, de uma forma eficiente, e que trás diversas vantagens para a sua empresa?
O controle de ponto digital é um passo crucial para empresas modernas que buscam otimizar a gestão de recursos humanos e financeiros.
No contexto em que vivemos, com uma constante evolução da automação, para alcançar bons níveis de excelência, as empresas vêm utilizando a tecnologias de Interfaces de Programação de Aplicações, mais conhecidas como APIs.
Esse recurso oferece uma ponte digital para conectar esses sistemas de maneira rápida, segura e eficaz.
Diante da relevância sobre esse tema, no artigo de hoje trouxemos para você uma explicação sobre o poder transformador das APIs e como elas estão revolucionando a integração do controle de ponto digital com o sistema contábil!
Acompanhe a leitura conosco e descubra como essa abordagem inovadora está permitindo uma gestão de recursos humanos mais precisa, uma contabilidade mais eficiente e maior competitividade para a sua empresa.
O que é um API?
Antes de mais nada, é importante que você saiba primariamente o que é um API.
Conforme descrito lá na introdução, essa sigla significa “Interface de Programação para Aplicações” , sendo este um conjunto de rotinas e padrões que desempenha um papel crucial na comunicação fluida e segura entre sistemas de linguagens totalmente distintas.
A partir dessa tecnologia, os desenvolvedores passaram a criar sistemas mais simples e eficientes, aprimorando a maneira como diferentes aplicativos e plataformas interagem entre si.
Para ficar mais claro, vamos enxergar o API como a mediadora de uma conversa entre dois sistemas.
Basicamente, ela permite que sejam compartilhadas informações e executadas diversas tarefas sem que haja a necessidade de compreender a linguagem um do outro.
Então, por exemplo, ao chegar no drive-thru do McDonald ‘s, você realiza o seu pedido junto ao caixa, a API atua aqui como intermediária entre dois sistemas para que se chegue o pedido na cozinha.
Dessa forma, é garantido que a comunicação seja eficaz e que o resultado final seja entregue de forma satisfatória.
Essa é apenas uma singela representação de interação, pois os APIs possuem grande impacto em nossas atividades diárias.
Desde a execução de tarefas simples até operações mais complexas, elas estão presentes em inúmeras interações digitais.
Graças às APIs, podemos desfrutar de um mundo digital que é rápido, fácil e seguro, onde a interconexão de sistemas torna nossa vida mais prática e eficiente.
Interessante, não é mesmo?
Vantagens do uso de APIs
A integração via API oferece várias vantagens para as empresas, que tornam esse modelo em atraente para otimizar processos e melhorar a eficiência.
Aqui vão 3 para você se inteirar sobre o tema:
1. Segurança de dados
Interfaces de programação permitem um controle preciso sobre quais dados e funcionalidades podem ser acessados por outros sistemas.
Com isso, é possível garantir que apenas as informações necessárias sejam compartilhadas, reduzindo assim o risco de vazamento de dados sensíveis, fator importante para a privacidade e segurança de dados.
Mas isso não é tudo!
Vale ainda dizer que as APIs geralmente incluem mecanismos de autenticação e autorização robustos, garantindo que apenas os usuários autorizados tenham acesso aos dados.
2. Auditoria de processos
As APIs fornecem a capacidade de rastrear todas as solicitações e transações, permitindo que as empresas façam auditoria sobre o uso e o desempenho das integrações.
Isso é especialmente valioso para identificar problemas, otimizar processos e garantir conformidade.
Vale salientar que, por meio de APIs, é possível registrar todas as atividades realizadas por sistemas conectados.
Consequentemente, isso facilita a identificação de falhas, gargalos ou comportamentos inadequados, contribuindo para a melhoria contínua dos processos.
3. Menor volume de dados
O uso de interfaces de programação gera uma maior eficiência de transmissão de dados já que essa integração gera a transmissão apenas dos dados necessários.
Consequentemente, economiza a largura de banda e reduz a sobrecarga de rede.
Essa característica é particularmente importante na integração de sistemas em tempo real, onde a eficiência é crítica.
A utilização de APIs nas empresas
Atualmente, existe praticamente um número ilimitado de possibilidades do uso de APIs em empresas.
Isso porque esse recurso permite a integração, automação e aprimoramento de processos nos mais diversos setores.
Veja só algumas maneiras como as APIs podem ser aplicadas em diferentes áreas:
1. Integração de sistemas
A atividade primária das APIs que vem sendo muito utilizada pelas organizações é a integração de sistemas e aplicativos internos, facilitando o compartilhamento de dados e a automação de processos.
Então, por exemplo, integrar o sistema de gestão de estoque com o sistema de vendas para manter informações atualizadas em tempo real.
Além disso, é possível ainda partir para o externo, já que APIs podem se conectar a sistemas de parceiros ou fornecedores, agilizando a troca de informações, como pedidos, faturas e atualizações de estoque.
2. Vendas
Você sabia que praticamente todas as empresas que vendem produtos online utilizam APIs para compor as suas listas de produtos e preços?
Não somente, o processamento de pagamento ainda é feito por meio desses conectores que permitem que as empresas aceitem pagamentos online de forma segura.
3. Contabilidade
APIs permitem a integração entre sistemas de contabilidade e outros aplicativos empresariais, capazes de facilitar a rotina na sua empresa.
Isso porque é feita a automatização da entrada de dados financeiros e simplificando o processo de relatórios.
Outra aplicação são as APIs bancárias abertas (Open Banking), que permitem que empresas acessem informações financeiras de seus clientes de forma segura.
4. Controle de ponto
Nos recursos humanos, APIs são utilizados para integrar sistemas de controle de ponto com sistemas de recursos humanos.
Dessa forma, são agilizados os processos como o cálculo de salários, horas extras e gerenciamento de folha de pagamento.
Outro ponto interessante é que as APIs podem ser usadas para desenvolver aplicativos de registro de ponto, permitindo que os funcionários registrem suas horas de trabalho por meio de dispositivos móveis.
Com isso, é possível ter um maior controle e flexibilidade na gestão de horários.
Como integrar o controle de ponto com um sistema contábil utilizando API?
Dentre as diversas integrações, é possível conectar o sistema de relógio de ponto digital com o sistema de contabilidade por meio do uso de APIs.
Assim, é feita a comunicação e a transferência de dados entre esses dois sistemas.
De uma maneira simplificada, podemos dizer que a implantação dessa integração é feita da seguinte forma:
1. Escolha das APIs adequadas
Primeiramente, é fundamental que se identifique quais são as APIs que os fornecedores dos sistemas de relógio de ponto digital e de contabilidade oferecem.
O ideal é que seja certificado se ambas as partes forneçam APIs que atendam às suas necessidades de integração.
2. Autenticação
Com a API escolhida, é necessário que se configure os mecanismos de autenticação e autorização que garantem que apenas sistemas autorizados possam se comunicar.
Normalmente, são utilizados tokens de acesso ou outros métodos de autenticação.
3. Desenvolvimento da integração
Com o apoio da equipe de TI, muito provavelmente do seu sistema de ponto ou contábil, é feito o desenvolvimento de um programa ou script para transferir dados entre os sistemas.
Essa etapa permite que sejam utilizadas uma variedade de linguagens de programação, a depender das tecnologias suportadas.
4. Mapeamento de dados
Para que se tenha um bom resultado de integração entre o sistema contábil e o de ponto, certifique-se de que os dados entre os sistemas estejam corretamente mapeados e transferidos.
Com isso, é garantido que os dados sejam interpretados corretamente em ambos os lados.
5. Teste a integração
Antes de levar para a fase de uso por parte dos colaboradores, é fundamental realizar testes exaustivos para garantir que os dados estejam sendo transferidos corretamente.
Somente assim são evitados erros e problemas após a implantação.
Se tratando de registros de ponto, em que existem diversas inconsistências, as informações precisam ser devidamente corrigidas e alinhadas para que o contábil forneça os resultados corretos na folha de pagamento.
Com tudo funcionando corretamente, é importante que se forneça treinamento para os usuários e administradores que estarão trabalhando com o recurso integrado.
Legal, não é mesmo?
Se você curtiu esse conteúdo, não deixe de conferir mais artigos aqui do nosso blog! Até a próxima!